Optimierung der Personalarbeit

 Prozessverbesserung | LEAN-Management

Ausgangssituation

In einem expandierenden produzierenden KMU war der Personalbereich sehr gefordert mit sehr vielen Aufgaben, wenig Struktur und Klarheit. Das Unternehmen hatte etwa 300 Mitarbeiter an einem Hauptstandort und zwei kleineren Satellitenstandorten. Im Personalbereich gab es vier MitarbeiterInnen mit 3,5 Vollbeschäftigungseinheiten (VBE).

Der Berater und Coach sollte der Personalleitung helfen, klare Ziele zu entwickeln, die im Zusammenhang mit der Wachstumsstrategie des Unternehmens standen, die Strukturen und die Personalorganisation entsprechend gestalten und der Leitung durch konkrete Unterstützung und Coaching dabei zu helfen, diese Ziele umzusetzen. 

Analyse der Kapazitäten

Aufgrund von Einzelgesprächen mit den MitarbeiterInnen der Personalabteil über Aufgaben anhand einer Liste von denkbaren Tätigkeiten einer KMU-Personalabteilung Personalabteilung_Aktivitätenliste (Beispiel)  wurden Aufwände pro Einzeltätigkeit geschätzt und über Prozessmengen hochgerechnet. Der Gesamtaufwand für diese Analyse betrug 5 Beratertage.

Insgesamt war die Personalabteilung in den folgenden Dingen aktiv:

  • 54%    administrativen Aufgaben (Personaladministration und Entgeltabrechnung).
  • 12%    Betreuung der 7 kaufmännischen Auszubildende und 2 dualen Studenten.
  • 12%    für das Recruiting der durchschnittlich etwa 30 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen pro Jahr zzgl. ca. 100.000 € an externen Leistungen.
  • 6%      Weiterbildung und PE zzgl. 200.000 € pro Jahr für externe Dienstleister.
  • 5%      Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat.
  • 11%    Sonstiges.

Keine Talententwicklung und keine Nachfolgeplanung.  Keine intern geplanten Programme zur Entwicklung der Führung.

Bewertung der Situation

Das ist eine typische Situation in mittelständischen Personalabteilungen, die oft wenig Zeit finden, sich um die Dinge zu kümmern, die von den Kunden der Personalabteilung (Leitung, Führungskräfte, Mitarbeiter, …) gewünscht sind und viele Personaler (eigentlich) auch lieber machen.

Es gab auch viele Zeitfresser, wie beispielsweise:

  • Eruieren von konkreten Bedarfen durch Nachfragen
  • Bearbeiten und Prüfen von Anträgen
  • Manuelle Prüfungen, Korrekturen und Eingaben im System

Nach einer Durchsprache der Statusanalyse wurde es als zielführend erachtet, nicht nur Effizienzverbesserungen durchzuführen, sondern auch die Effektivität zu erhöhen durch Klärung der Bedarfe und Anforderungen der internen Kunden der Personalabteilung im Unternehmen.

Erhebung der Kundenanforderungen

Zur Erhebung der Anforderungen und Erwartungen interner Kunden, wurde eine „Expertenbefragung“ bei 10 ausgewählten möglichst repräsentativen Stakeholdern geführt, d.h. Einzelgespräche von ca. 1 Stunde Länge mit den folgenden Themen:

  • Leitung & Struktur
  • Fachkompetenz
  • Zusammenarbeit und Kommunikation
  • Effektivität (Nützlichkeit)
  • Effizienz (Einfachheit und Geschwindigkeit der Zusammenarbeit)
  • Flexibilität / Verfügbarkeit 

Fokus auf offene Antworten, damit im Ergebnis konkrete Ideen für eine weitere Verbesserung der Zusammenarbeit.

Das Ergebnis sah‘ im Beispielfall so aus:  Qualitative Kundenbefragung – Ergebnisse (Beispiel)

Verbesserungsideen

Die Verbesserungsideen konnte man strukturieren nach „Optimieren“, manchmal auch „Weglassen“, sowie  „Neu“ machen im Sinne der Kundenwünsche.

Z.B. wie folgt:

Optimieren

  • Strukturierter „Zugang“ zu den Mitarbeitern in der Personalabteilung
  • Nutzung von Technischen Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung der Mitarbeiter-Experience
  • Leistungsvereinbarungen mit den Kunden verhandeln
  • Regeln vereinheitlichen
  • Mitarbeiter der Personalabteilung weiter qualifizieren

Weglassen

  • Klärung von Detailanforderungen
  • Prüfungen von Daten(eingaben)
  • Doppelarbeiten und (unnötige) Ablagen

Neu

  • Personalentwicklung und Talentmanagement aufbauen
  • Datenbank für das Personal-Reporting einführen

Unterstützt durch den Berater verdichtete die Personalleitung die genannten Vorschläge in eine Managementpräsentation. Die Unternehmensleitung bewertete den Beratungsprozess im Nachgang positiv und es wurden die notwendigen Fremdleistungen und Investitionen zur Umsetzung genehmigt, inklusive einer zusätzlichen Stelle für Recruiting und PE.

Der Berater unterstützte bei der Planung der Umsetzung und stand danach bedarfsweise als Coach und Sparringspartner für die Personalleitung zur Verfügung.

[Quelle für das Titelbild: Shopify Burst]

 

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