Headcount-Reporting

Beim Zählen von Mitarbeiter:innen kommt es immer wieder zu widersprüchlichen Zahlen und fehlendem Vertrauen in diese Werte.

Wie kann das vermieden werden? Headcount zu definieren ist komplex, aber eine lösbare Aufgabe. Dabei gibt es vier Erfolgsfaktoren.

 1. Empfänger verstehen

Führungskräfte, die Geschäftsleitung oder der Betriebsrat, alle haben unterschiedliche Anforderungen.

Es kommt darauf an, für jeden Empfänger aussagekräftige Informationen bereit zu halten, die aber konsistent und widerspruchsfrei sind. Dazu ist es wichtig, abgestimmte, einheitliche Definitionen zu etablieren und eine Datenbank aufzubauen, aus der man schnell und flexibel Auswertungen generieren kann.

Oft kommt es nach meiner Erfahrung auch vor, dass die Empfänger Anforderungen haben, die noch nicht ganz klar sind. Dann sollten Sie nachfragen, um das genaue Informationsinteresse zu verstehen.

Beispielsweise hat mich als Personalcontroller der Auftrag erreicht zur „Situation der Frauen“ im Unternehmen zu berichten. In einem solchen Fall ist es wichtig, im Gespräch herauszuarbeiten, welche Information genau benötigt wird. Das war dann die Frage: „Gibt es Bereiche, in denen wir überdurchschnittlich viele Frauen im Unternehmen haben?“

2. Einheitliche Definitionen

Sowohl für die Berechnung von Köpfen, wie bei der Nutzung von Vollbeschäftigteneinheiten sollten Sie genau definieren, wann welche Zahl verwendet wird.

Beispielsweise würden Sie die Anzahl von Talenten, oder von anderen „besonderen“ Mitarbeitern wahrscheinlich in Köpfen berichten, also unabhängig von deren individueller Arbeitszeit bezogen auf die durchschnittliche Arbeitszeit.

Für andere Sachverhalte ist es jedoch sinnvoller, in Vollbeschäftigteneinheiten zu berichten, insbesondere dann, wenn Sie diese Personalzahlen mit Kosten verbinden, z.B. bei der Berechnung des Krankenstandes oder von Durchschnittspersonalkosten.

3. Eine Datenbank mit „eingefrorenen“ Werten & eine flexible Auswertungsmöglichkeit

Um jederzeit unterschiedlichste Berichtsanforderungen bedienen zu können, brauchen Sie eine Datenbank, d.h. eine Datei, in der Sie den Headcount im kleinsten Unterscheidungsdetail jeden Monat von einem „Transaktionssystem“, wie beispielsweise dem System zur Entgeltabrechnung herunterladen.

In einem getrennten Schritt können Sie dann aus dieser Datenbank Berichte und Kennzahlen generieren, sowohl regelmäßig und möglichst automatisiert (sogenannte Standardberichte) oder auch ad-hoc bei Bedarf.

4. Erkenntnisse

Ganz wichtig ist es, nicht nur Zahlen liefern  – ein früherer Vorgesetzter hat dazu mal „Schrankware“ gesagt, sondern Erkenntnisse.

Üblicherweise suchen Sie dazu zunächst nach Abweichungen und einer Erklärung dazu und sichern dann durch Daten Empfehlungen ab, welche Schlussfolgerungen sich aus den Daten ziehen lassen.

Beispielsweise sollten Sie nicht nur den Krankenstand in langen Tabellen präsentieren, sondern den Fokus auf Bereiche mit besonders hohem oder besonders niedrigem Krankenstand lenken oder größere Veränderungen (Krankenstand gestiegen, Krankenstand gesunken) und dazu sollten Sie idealerweise bereits fundierte Aussagen recherchiert haben, die Erklärungen und Handlungsanweisungen dazu bieten.

Beispiel: Der Krankenstand ist in den Verwaltungsbereichen um x% im Vergleich zum Vorjahr gesunken. Das liegt vor allem daran, dass unsere Maßnahmen zur Unfallverhütung in der Verwaltung greifen, was sie gut an Zusatzstatistik „ab“ sehen können.

Mehr dazu in meinem Video:  https://www.youtube.com/watch?v=UN0pukG9FZQ

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